Detección y manejo del personal

Historia

Un eficaz manejo del personal

Es suficiente un carnet, con las dimensiones de una tarjeta de crédito, para poder monitorear con precisión la actividad de los operadores en las diferente obras. Con Smartjet, sistema que implementa Serdata, el software Project estudiado exclusivamente para las empresas de limpieza, Geo Servizi garantiza a sus sesenta obras un servicio puntual, conjugando de la mejor manera calidad y rentabilidad.

Publicado en: IL GIORNALE DEI SERVIZI AMBIENTALI (El periódico de los servicios ambientales) - Junio 2006.
Anita Corradi


En Italia la división de las empresas de limpieza se encuentran estrictamente fragmentadas en una miríada de pequeñas y medias dimensiones que se confrontan agresivamente.
Los márgenes de ganancia están al límite de la sobrevivencia y solo un buen manejo empresarial permite conjugar la competitividad, la calidad del servicio prestado y la rentabilidad.
Una empresa de limpieza, así como una empresa manufacturera no puede ser manejada según criterios genéricos y su estado no se puede medir únicamente sobre la base del número de contratos estipulados, ya que, si los números tienen un peso, estos mismos son los que permiten tener una visión completa y puntual de todos los parámetros que contribuyen para definir el balance empresarial.
En una empresa de servicios lo que más importa son las variables: los empleados, las horas de trabajo, la frecuencia del trabajo, el costo de los materiales, de las herramientas, los consumos, los valores del almacén, los gastos generales, las amortizaciones, etc.

Un eficaz manejo del personal Manejo empresarial
Un cuidadoso manejo empresarial debe hacer referencia a un presupuesto rigoroso, que permita tener bajo control las situaciones y el estado de salud de la empresa.
Afirma El Dr. Paolo Fasoli, co-propietario de Geo Servizi, empresa de servicios integrados en Verona que, por dimensiones y operatividad puede ser tomada como símbolo de la multitud de pequeñas y medianas empresas que constituyen la conectividad de este sector.
Cien empleados subdivididos en setenta obras, Geo Servizi se encuentra activa desde 1992 y trabaja en un área que se extiende a partir del contexto citadino al regional, que van desde las limpiezas civiles, industriales, hospitales hasta las grandes distribuciones organizadas: limpiezas ordinarias y extraordinarias, tratamientos de superficie y fachadas.
"Todos los días debemos concentrarnos en setenta obras - afirma Paolo Fasoli- y es un compromiso logístico importante, porque debemos satisfacer las exigencias de una clientela muy diversificada, en la cual debemos garantizar la calidad del servicio, puntualidad y constancia de distribuciones."
El personal operativo se encuentra dividido en equipos, compuesto por aquellos que tienen que ver con trabajos de tipo manual y mayormente son mujeres que trabajan medio tiempo y desarrollan más que todo limpiezas civiles, con turnos matutinos y nocturnos; y operadores especializados que se ocupan de las limpiezas extraordinarias.
"Nuestra actividad debe ser manejada con mucha atención porque la fragmentación es tal, que basta la mínima distracción para perder el control de los costos de varias obras".

La ayuda de la informática
Para evitar este riesgo, Paolo Fasoli, a partir de 1998 se dotó de un instrumento que le permite monitorear globalmente toda la actividad, teniendo en cuenta todas las variables interesantes.
Se trata de SERDATA, el software desarrollado por Project Srl, empresa proveniente de la ciudad de Brescia-Italia quien fue la primera en desarrollar un programa informático estudiado expresamente para las empresas de limpieza.
Serdata se divide en cuatro módulos, perfectamente integrados entre ellos y que funcionan también singularmente, permite manejar el control del personal, ampliar el presupuesto económico, realizar presupuestos detenidamente, programar los suministros, actualizar la situación de consumo de las obras y verificar el inventario del almacén.
Y además del manejo de facturas, también controla medios y herramientas, verifica las situaciones existentes y planifica las nuevas licitaciones y personaliza los módulos empresariales.
"SERDATA - afirma Paolo Fasoli - es eficaz para el control de costos de manejos, porque realiza un análisis de presupuesto de la obra y evidencia los sitios en los cuales se está trabajando adecuadamente y aquellos que son menos rentables. Provee, sea la situación de cada obra que la situación global y permite verificar el rendimiento de cada empleado obra por obra. Para nosotros, tener una visión actualizada en tiempo real es muy importante. A finales de año, en períodos de consuntivos y presupuestos podemos verificar cual de las obras vale la pena mantener y cuales, se pueden eventualmente eliminar porque son improductivas. Además, Serdata es aumentable. Nosotros lo adoptamos desde hace mucho tiempo y el año pasado le agregamos un programa mas, que nos permitió estilar los balances partiendo del análisis de cada obra. Se trata de un programa de contabilidad que dialoga con programas ya insertados, por ende podemos monitorear el funcionamiento de la empresa sea desde el punto de vista operativo que económico.
La modularidad de SERDATA es una de las características que constituyen un valor adjunto, ya que permite a la planificación de Project implementar su potencialidad sobre la base de las exigencias más urgentes de los operadores.

Disminución de costos
Smartjet completa e incrementa el módulo relativo para el control del personal. Con este módulo, de hecho, la empresa puede manejar la asignación de repartos y horarios de trabajo para cada empleado. Introduciendo los datos de los empleados y de las obras, las horas y los días en los que se ha trabajado. Serdata desarrolla mes por mes los datos introducidos, reconociendo las festividades, horas extras o feriados, manejando excepciones así como las ausencias, proporcionando el resultado final del mes y permitiendo a su vez un análisis diario, semanal o mensual de las horas previstas para los servicios licitados.
Con Smartjet el control de presencia sobre las obras viene a ser mas perfeccionada, ya que no solo reduce el 70% del tiempo de trabajo en el área administrativa sino que permite contar con máxima precisión las horas de trabajo efectivas realizadas en las diferentes obras. Smartjet es un sistema combinado de tarjetas smartcard y un detector de presencia similares a una tarjeta de crédito. Los detectores de presencia se encuentran ubicados uno por cada obra, mas uno que hay que tener conectado al ordenador de la empresa; estas tarjetas van entregadas a los empleados.
Los lectores de smartcard, autónomos y autoalimentados por una batería a litio dura dos años, se instala fácilmente, en vista de que se fija a la pared con una cinta bioadhesiva. Cuando el empleado ingresa a la obra pasa la smartcard por el lector, para que quede memorizada la fecha, hora y obra. Al terminar el trabajo, el empleado vuelve a pasar la tarjeta por el lector y así memoriza cuando terminó el servicio. Los datos serán descargados en el lector smartcard conectado al ordenador. Todos estos datos entran automáticamente en Serdata.
"Con dicho sistema - afirma Paolo Fasoli- hemos racionalizado el manejo, ya que cada día podemos obtener el control real de presencias y podemos calcular minuto por minuto los costos efectivos del personal. Para una empresa como la nuestra, en donde el gasto más relevante es el costo del trabajo, controlar este tipo de costo es de fundamental importancia, ya que nos permite la economía de escala que van en ventaja de la actividad."