Serdata es el sistema pensado para hacer crecer tu empresa de forma sencilla y segura. Una solución completa que, junto con el ordenador, le ayuda a gestionar todos los aspectos de su empresa de limpieza con precisión y rapidez. Es un software de gestión de proyectos: le permite organizar el trabajo, controlar su progreso y mejorar la eficiencia y el presupuesto.
Este software de gestión y organización del trabajo permite al empresario tener siempre actualizados en tiempo real los datos esenciales de su empresa que evidencian su estado de salud. Es muy fácil de usar, no requiere conocimientos de software o hardware ya que viene completo con un curso en la sede de la empresa. Funciona en red, permitiendo así conectar varias sedes al mismo tiempo con un simple MÓDEM, y tele asistido, permitiendo así eventuales ajustes o actualizaciones del programa en cualquier zona.
A través de Serdata usted puede adquirir contratos, ahorrar tiempo y dinero. En un mercado tan efervescente como este, una empresa de limpieza no puede ser manejada en la improvisación o según los estilos personales del empresario. Primero hay que desarrollar su fuerza de ventas para mantener la cuota de mercado de la empresa o para desarrollarla; es indispensable hacer referencia a presupuestos precisos establecidos en el momento de la adquisición de un contrato; Es indispensable saber a qué precio vender en un momento dado, o simular varias ofertas para una carrera para elegir la mejor. Serdata está diseñado para dar más tiempo a las ventas, para tener siempre todos los números de la empresa al alcance de la mano, para ahorrar muchas horas de trabajo de sus empleados, para lograr una ventaja competitiva sobre la competencia.
El programa básico está realizado en 4 +2 módulos, perfectamente integrados entre sí pero al mismo tiempo funcionando también individualmente. Esto permite que incluso la empresa más pequeña comience con el módulo más óptimo para usted y integre los demás posteriormente. A continuación puede ver cómo está organizado el programa.
Una de las fases delicadas de la empresa de limpieza es el establecimiento de un sitio, la elaboración de los presupuestos de trabajo, la asignación de los departamentos y horarios de trabajo a cada empleado, el control de los <> preestablecidos y sus eventuales correcciones.
En el módulo 1 cuando introducimos, solo en la fase inicial, los datos personales del empleado y de la obra (el programa gestiona un número ilimitado de empleados y de obras), las horas y los días laborables del empleado.
En este punto es Serdata que entra en escena. Desarrolla mes a mes los datos introducidos reconociendo días festivos, semanas extraordinarias o días festivos en función de lo que hayamos cargado inicialmente. El operador, en el día 1 de cada mes, deberá simplemente lanzar la función «ACTUALIZAR MES» especificando el mes requerido y en pocos segundos tendrá la situación previa (según los PRESUPUESTOS) de lo que harán todos sus empleados, en forma de hoja de asistencia, previsto en las normas INAIL para evitar la reescritura manual.
Entonces después simplemente tendrá que manejar las excepciones (ausencias) para tener el resultado final del mes. Toda la fase es automática y permite el análisis diario, semanal o mensual de las horas previstas para los servicios contratados. Esto permite la intervención de acciones reparadoras antes de que el ciclo mensual de trabajo haya concluido.
Darse cuenta solo al final del mes de que se han superado las horas presupuestadas no trae gran beneficio ya que las horas sobrantes deberán ser remuneradas. MEJOR SABERLO ANTES.
Toda la información se gestiona en tiempo real, permitiendo resúmenes en vídeo o en impresión. Hemos constatado que el ahorro medio en los tiempos de ejecución de este procedimiento realizado con el programa SERDATA es del 80%.
En este módulo se importa todo el trabajo realizado anteriormente en el módulo PRESENCIAS DEL PERSONAL, siempre de forma automática todos los datos de producción se transforman en valores económicos para controlar la rentabilidad de cada obra o de toda la empresa.
Entonces tendremos los informes relativos al costo de mano de obra ordinaria y extraordinaria, incidencia ausencias y así para todos los elementos de producción. Añadiremos el coste de los materiales, equipos y carburantes, prácticamente todos los gastos de la obra.
Por lo tanto, incluiremos las incidencias para la gestión administrativa y comercial. En este punto tendremos la evolución económica exacta del mes, el precio medio por hora de coste y de venta. Así será muy fácil identificar el margen de contribución real y analizar cuánto pedir por un servicio dado o para una adaptación contractual.
Generalmente el empresario atento ya dispone de estos datos; de lo contrario sería posible llevar a cabo una gestión correcta de su empresa. Pero cuánto tiempo necesitan sus empleados para actualizar continuamente estos datos o realizar cambios para simular nuevas situaciones.
El ahorro de tiempo con el sistema SERDATA se ha valorado en un 70%.
Los trabajadores del servicio, para realizar su trabajo necesitan equipos y materiales que deberán ser suministrados con cierta frecuencia, según necesidades personalizadas.
Es necesario, por tanto, programar los suministros y tener actualizada la situación de consumo del astillero, así como la de existencias de almacén. El sistema SERDATA le permite realizar estas operaciones de forma totalmente automatizada. El módulo le propone directamente en automático la entrega a realizar con fecha, cliente dirección, mejor hora para la entrega, imprime la hoja y actualiza el almacén.
Así es como propone los artículos de reserva a comprar con el proveedor habitual y las cantidades. En cualquier momento podrá conocer la situación general, obra por obra, de almacén dividida por costes y cantidad’.
Todo esto es personalizable también con fichas de utilización de los materiales, en vídeo o en impresión. Esto facilita mucho el trabajo incluso para los menos experimentados. Aunque la impresión general es que el ahorro en los productos incide muy poco en el resto de los costes, Somos de la opinión que si incluso ahorramos un solo millón para destinarlo a la venta para adquirir un nuevo cliente entonces es muy importante comprobar también esta entrada.
La factura es un paso importante para la empresa, ya que en ese momento se resumen todos los esfuerzos realizados durante el desarrollo del servicio.
‘ Es importante, por tanto, tener a mano la información para la facturación sin dejar de lado ningún servicio extra cuota que se ha prestado al cliente.
SERDATA le ayuda a recordar esta información porque, en primer lugar, permite facturar automáticamente los cánones fijos sin tener que volver a poner la información; Luego, a través de las impresiones especiales le permite comprobar todas las horas adicionales cuota que se han realizado en el período de competencia.
De este control pueden surgir automáticamente o manualmente las facturas adicionales que irán a incrementar los.
Además de todo esto, se incluyen la gestión de un potente calendario de clientes, la gestión de los recibos bancarios en papel o en disco, la posibilidad de duplicar facturas similares sin tener que restablecerlas.
Para una empresa la estadística es fundamental para evaluar las situaciones existentes y planificar los nuevos contratos.
SERDATA se convierte en la mejor herramienta para realizar estos controles ya que el módulo estadístico reúne toda la información derivada de los módulos de PRESENCIAS DEL PERSONAL, PRESUPUESTO, STOCK, AMORTIZACIONES para obtener los índices empresariales. La estadística permite, a partir de los datos actuales, analizar la situación y tomar las medidas correctivas para realizar modificaciones en las situaciones existentes y regularse en la fase de presupuestación de los nuevos contratos.
En las estadísticas cruzadas SERDATA se contemplan los índices de balance más importantes como los rendimientos de las obras, el coste horario de las contrataciones, los porcentajes de absentismo y los costes por m2 de productos y equipos.
Un control correcto y periódico de estos parámetros permite verificar, desde el interior de la empresa sin estar presentes fuera, el desarrollo de sus contratos y por lo tanto tener el pulso de la situación.
Saber dónde están los equipos es útil ya que te ahorra tiempo en el momento de la urgencia.
El módulo de equipos le permite tener una gestión completa de sus equipos sabiendo en todo momento su ubicación y uso en el lugar de trabajo. Saber durante cuánto tiempo se utiliza un equipo le permite entender si es el caso de comprar otro para un nuevo trabajo o si optimizar los ya existentes y así ahorrar costes.
Además de esta información es posible obtener automáticamente los costes de amortización y mantenimiento divididos por obra según el uso que se hace de ellos en los distintos contratos.
En el caso de que haya que gestionar camiones además de equipos, el programa proporciona los tiempos de mantenimiento no solo en días sino también en kilómetros; en esta situación el camión/ equipo se mantendrá bajo control constante y se evitará que se deteriore más de lo debido.
Las reparaciones debidas a incumplimientos cuestan mucho más que el mantenimiento normal.
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